Privacy verklaring SCN krachtens de AVG

Stag Club Nederland (SCN) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Privacy verklaring SCN krachtens de AVG[i]

De vereniging Stag Club Nederland, hierna in deze verklaring aangeduid als “SCN” gevestigd te Arnhem, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals hieronder weergegeven, welke verklaring integraal is opgenomen in de artikelen 9 tot en met 16 van het Huishoudelijk Reglement van SCN.

Persoonsgegevens die SCN verwerkt:

SCN verwerkt tenminste onderstaande (persoons)gegevens van de leden van de vereniging. Deze gegevens zijn gekoppeld aan het per persoon unieke lidmaatschapsnummer.

  • Voorletters en achternaam
  • Geslacht
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer(s)*
  • E-mailadres*
  • Bankrekeningnummer
  • Contributiebedrag

Indien een lid ook in het bezit is van c.q. eigenaar is van een Stag kan een lid toestaan om ook de volgende gegevens te registreren:

  • Kentekennummer(s)*
  • Bouwjaar -jaren*
  • Chassisnummer(s)*
  • Carrosseriekleur(en)*

 * = Voor zover bekend (door lid beschikbaar gesteld)

Hiervan zijn de Naam, Adres en Woonplaats-gegevens (de zogeheten NAW-gegevens) verplicht voor correcte registratie van het lidmaatschap. De overige gegevens zijn optioneel door SCN gekozen.

Doel en grondslag van door SCN verwerkte persoonsgegevens:

SCN verwerkt persoonsgegevens van alle leden ter realisatie van realisatie van de club-doelstelling zoals vastgelegd in de statuten o.a. voor het volgende:

  • Het afhandelen van betalingen, zoals van de contributie
  • Verzenden van het periodiek Overstag en de digitale nieuwsbrief StagFlitsen
  • Verzenden van uitnodigingen voor bijeenkomsten, in principe digitaal
  • Correspondentie tussen SCN-bestuur en individuele SCN-leden
  • Het bijhouden van het zogeheten Stag-register, de historische vastlegging van gegevens van Stag-berijders door de jaren heen (voor zover de laatst-bedoelden hiervoor toestemming hebben gegeven en voor zover bij SCN bekend, en eventuele statistische verwerking en bewerking van die gegevens).

Bewaartermijn van persoonsgegevens:

SCN bewaart persoonsgegevens van leden niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Zodra het lidmaatschap wordt beëindigd en alle daarbij horende acties zijn afgehandeld worden de persoonsgegevens alle verwijderd, met uitzondering van de vastlegging in het Stag-register in het kader van de historische database van Stags ’s in Nederland voor het doel van dat register, tenzij bij de beëindiging expliciet wordt aangegeven dat daarvoor de toestemming wordt ingetrokken.

Delen van persoonsgegevens met derden:

SCN deelt persoonsgegevens van leden in beginsel niet met derden, tenzij daartoe uitdrukkelijk toestemming voor is gegeven.

Met het lidmaatschap van SCN worden leden geacht die toestemming te hebben gegeven voor:

  1. Het ter beschikking stellen van het NAW-bestand van SCN aan de drukker van het SCN-tijdschrift Overstag, die op zijn beurt dat bestand niet aan derden mag geven.
  2. Idem aan collega-Triumphclubs, met als enige doel te kunnen corresponderen over een door hen te organiseren evenement, waarvoor SCN-leden (ook) worden uitgenodigd.
  3. Informatie te geven aan een ander SCN-lid over de eigenaar-historie van zijn/haar Stag.
  4. Het ter beschikking stellen van een (alfabetische) ledenlijst, echter slechts aan leden van SCN, met daarop de navolgende informatie: achternaam, voornaam, woonplaats en kentekennummer, kleur en bouwjaar van hun onderscheiden Triumph Stag, tenzij een lid bij het bestuur expliciet heeft aangegeven deze gegevensverstrekking via de ledenlijst niet te wensen.

 

Inzage in gegevens, aanpassen of verwijderen:

Ieder lid heeft het recht om zijn/haar persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te (laten) verwijderen. Daarnaast heeft ieder lid het recht om zijn/haar eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van zjjn/haar persoonsgegevens door SCN. Afhankelijk van de inhoud van dat verzoek, zal alsdan worden bezien in hoeverre handhaving van het lidmaatschap (nog) mogelijk geacht wordt. Een verzoek om inzage dient gezonden te worden aan de secretaris.

Ieder lid heeft de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

Beveiliging van persoonsgegevens.

SCN neemt de bescherming van ledengegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Leden die de indruk hebben dat zijn/haar gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, dienen onverwijld contact op te nemen met de secretaris dan wel met een ander bestuurslid.

Algemeen.

Het bestuur van SCN is verantwoordelijk voor het beheer van de hiervoor genoemde gegevens. Dit houdt in dat ervoor moet worden gezorgd dat die gegevens goed beschermd zijn en blijven. Omdat de gegevens verstrekt worden aan bijvoorbeeld de drukker van het clubblad Overstag, wordt met die partij een verwerkingsovereenkomst gesloten waarin onder andere duidelijk staat wat er met de leden-gegevens gebeurt nadat de opdracht is afgerond.

SCN is verplicht om inzichtelijk te maken wanneer en aan wie de gegevens verstrekt zijn door het bijhouden van een gegevenslogboek. Voorts is SCN verplicht, indien leden daarom verzoeken, inzichtelijk te maken welke gegevens van leden beheerd worden.

Louter door aanvaarding van het lidmaatschap van SCN stemt een lid ermee in dat zijn/haar Triumph Stag, zijn/haar beeltenis op fotomateriaal, mogelijk vergezeld van zijn/haar naam, kan worden gebruikt in, maar niet beperkt tot, publicaties in het verenigingsorgaan en op de clubwebsite, waarin verslag wordt gedaan over clubevenementen.

Onvoorziene gevallen.

In gevallen waarin de statuten of het huishoudelijk reglement niet voorzien beslist het bestuur, behoudens het recht van de ledenvergadering tot vernietiging of wijziging van die beslissingen.


[i] Als gepubliceerd in Overstag nummer 142 van september 2018

Conform Besluiten van de Algemene Ledenvergadering van SCN van 7 april en 5 mei 2019 geïntegreerd in het Huishoudelijk Reglement van SCN in de artikelen 9 t/m 17