Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk reglement (doorlopende tekst).

1 Leden en lidmaatschap
1. Interesse
Een ieder die interesse heeft doen blijken om lid te worden van de vereniging ontvangt van de secretaris van de vereniging een aanmeldingsformulier, een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement en overige van belang zijnde informatie betreffende de vereniging.

2. Aanmelding
Een ieder die als lid tot de vereniging toegelaten wenst te worden wendt zich daartoe met een schriftelijk verzoek, bestaande uit het zo volledig mogelijk ingevuld, gedateerd en ondertekend aanmeldingsformulier tot de secretaris van de vereniging.
Alle natuurlijke personen kunnen lid worden, mits aan de voorwaarden zoals omschreven in artikel 3 van de statuten wordt voldaan.

3. Weigering
Het bestuur is bevoegd de toelating tot het lidmaatschap met opgaaf van redenen te weigeren. In geval van weigering wordt het aspirant-lid daarvan schriftelijk op de hoogte gesteld binnen 31 dagen na ontvangst van het verzoek tot lidmaatschap. Een hernieuwd verzoek tot toelating van het afgewezen aspirant-lid wordt eerst twee jaar na afwijzing in behandeling genomen, waarbij de datum van het schriftelijk op de hoogte stellen als begindatum aangehouden zal worden.

4. Acceptatie
Na acceptatie van het aspirant-lid door het bestuur wordt hem een verzoek tot betaling van contributie en inschrijfgeld toegezonden, waaraan binnen 31 dagen gevolg gegeven dient te worden. Als datum van ingang van het lidmaatschap wordt de datering op het aanmeldingsformulier aangehouden; de rechten van het lidmaatschap kunnen eerst uitgeoefend worden na ontvangst van de bovenvermelde gelden bij de penningmeester. Als bewijs van lidmaatschap wordt het lid een lidmaatschapskaart toegezonden.

5. Opzegging
Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk te geschieden bij de secretaris van de vereniging. Indien opzegging plaats vindt in de eerste helft van het verenigingsjaar dan wordt op verzoek een restitutie van 50% van de contributie verschuldigd in het jaar van opzegging gegeven. Indien opzegging plaats vindt in de tweede helft van het verenigingsjaar dan wordt geen restitutie gegeven. Een gewoon lid dat ophoudt eigenaar te zijn van een automobiel als omschreven in artikel 2, lid 1, sub a van de statuten is verplicht hiervan binnen 14 dagen mededeling te doen aan de secretaris. Een lid dat eigenaar wordt van een automobiel als omschreven in artikel 2, lid 1, sub a van de statuten, dan wel van een dergelijk automobiel wisselt, is verplicht hiervan binnen 14 dagen mededeling te doen aan de secretaris onder vermelding van de gegevens van de automobiel.

6. Rechten van de leden, leden van verdienste en ereleden.
De leden als omschreven in artikel 3 van de statuten hebben het recht aan alle activiteiten van de vereniging, zoals vergaderingen, bijeenkomsten, ritten e.d. deel te nemen.
Zij worden, voor zover zij in Nederland of de Nederlandse Antillen woonachtig zijn, van deze activiteiten op de hoogte gehouden door middel van toezending van het verenigingsorgaan en andere media zoals bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot, e-mailberichten en via de website van de club.
Toezending van het verenigingsorgaan geschiedt gratis aan gewone leden, ereleden en leden van verdienste.

7. Plichten van de leden, leden van verdienste en ereleden.
De leden van de vereniging zijn verplicht te handelen in overeenstemming met de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.
Gewone leden zijn verplicht een jaarlijkse contributie, vast te stellen door de algemene ledenvergadering, in de kas der vereniging te storten. Ereleden en leden van verdienste zijn vrijgesteld van een jaarlijkse contributiebetaling.
Door aanvaarding van het lidmaatschap machtigen leden van de vereniging de penningmeester automatisch om de door leden verschuldigde contributie automatisch te incasseren van zijn/haar bankrekening.


Artikel 2 Schorsing en royementterug naar start.

1. Schorsing
Het bestuur zal een lid kunnen schorsen:
a. In geval van wangedrag en/of het handelen in strijd met de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging en de doelstelling van de vereniging in de ruimste zin van het woord genomen.
b. Indien één der leden zich benadeelt voelt door een medelid kan hij zich door middel van een klaagschrift richten tot het bestuur. Het bestuur dient dit klaagschrift te doen behandelen door een commissie van drie personen, die door haar per geval wordt benoemd, mits dit klaagschrift door de indiener binnen 31 dagen na het plaatsvinden van het feit, hetwelk eventueel ook deel van een reeks of herhaling van feiten kan uitmaken, is verzonden aan het bestuur per aangetekend schrijven.
Van deze commissie dienen minimaal twee personen gewoon lid te zijn. Als er klachten tegen een bestuurslid worden gericht wordt de commissie benoemd in een bestuursvergadering waarin het betreffende lid niet aanwezig is. In de commissie mogen in dat geval geen bestuursleden zitting hebben. Deze commissie dient binnen 21 dagen na het ontvangen van het klaagschrift degene die zich benadeeld acht en degene voor wie hij zich benadeeld acht te zijn te horen. Hierbij dienen geen andere personen aanwezig te zijn dan de commissieleden en degene die zij wensen te horen. De commissie onderzoekt de klacht(en) aan de hand van de volgende maatstaven:
— in hoeverre er sprake is van het onder sub a van dit lid vermelde;
— indien het geldelijke en/of ruiltransacties betreft in hoeverre misbruik is gemaakt van de ondeskundigheid van de benadeelde en/of in hoeverre onder valse voorwendselen gehandeld is.
Na de betrokkenen gehoord te hebben kan de commissie de klacht(en) ontvankelijk dan wel niet ontvankelijk verklaren. Zij deelt haar bevindingen hieromtrent binnen 42 dagen na het ontvangen van het klaagschrift mede aan het bestuur.
Het bestuur dient, indien de klacht(en) niet ontvankelijk worden verklaard, klager en beklaagde van dat feit schriftelijk op de hoogte stellen met omschrijving van de door de commissie aangevoerde reden(en). Indien de klacht(en) ontvankelijk worden verklaard kan het bestuur overgaan tot schorsing, waarvan de beklaagde en de klager schriftelijk op de hoogte worden gesteld.

Schorsing kan voor onbepaalde tijd door het bestuur worden opgelegd. Een geschorst lid kan een bezwaarschrift tegen zijn schorsing indienen bij de ledenvergadering, welke binnen 31 dagen na ontvangst van het bezwaarschrift bijeengeroepen dient te worden. De ledenvergadering kan een schorsing opheffen, haar verlengen tot maximaal 12 maanden dan wel het bestuur verzoeken de schorsing in een royement om te zetten. Ook het bestuur kan een schorsing opheffen.
Een lid dat geschorst is verliest niet zijn plichten, echter wel zijn rechten, met dien verstande dat hij staande het agendapunt in de vergadering alwaar zijn schorsing aan de orde komt aanwezig mag zijn en het woord mag voeren teneinde zijn zaak te bepleiten.

2. Royement
Een lid kan geroyeerd worden door het bestuur:
a. Op verzoek van de ledenvergadering.
b. Indien het lid na drie schriftelijke verzoeken tot betaling van aan de vereniging uit welken hoofde dan ook verschuldigde gelden in gebreke is gebleven aan zijn verplichtingen te voldoen. Hierbij gelden de volgende regels:
Het eerste verzoek wordt beschouwd als een herinnering en kan de vorm hebben van een collectief rondschrijven.
Na minimaal 31 dagen volgt, indien het lid in gebreke is gebleven, het tweede verzoek. Indien het lid niet binnen 31 dagen na het verzenden hiervan aan zijn verplichtingen voldaan heeft, wordt hij door het bestuur geschorst. Hiervan wordt het geschorste lid mededeling gedaan in een schrijven, dat tevens het derde verzoek tot betaling van zijn schulden bevat, vermeerderd met een boete van 10% van het verschuldigde bedrag, met een minimum van € 10,–. Indien het geschorste lid binnen 31 dagen aan het derde verzoek tot betaling gevolg geeft dan wordt de schorsing door het bestuur opgeheven; wanneer dit echter niet het geval is, dan vindt royement van het geschorste lid plaats. Hernieuwd lidmaatschap van uit deze hoofde geroyeerde leden is slechts dan mogelijk, wanneer zij alsnog aan hun vroegere geldelijke verplichtingen voldoen, vermeerderd met een boete van 20% van het verschuldigde bedrag, met een minimum van € 25,–. Tevens is opnieuw entreegeld verschuldigd.

Artikel 3 Contributie en overige financiënterug naar start.

1. Contributies
Indien automatische incasso van de contributie als bedoeld in artikel 1 lid 7 door de penningmeester niet mogelijk is, dient deze op eerste verzoek van de penningmeester te worden voldaan vóór het begin van de derde maand van elk verenigingsjaar; voor deze wijze van contributie-inning kan het bestuur een opslag vaststellen.
De bedragen van de contributies en entreegelden zijn voor ieder in Nederland woonachtig lid gelijk en wijzigingen daarvan worden op voorstel van het bestuur door de algemene ledenvergadering vastgesteld.
In het buitenland woonachtige leden genieten een reductie van maximaal 50% op de contributie.

Leden die tot één familie, gezin of huishouden behoren genieten vanaf het tweede lid in de familie, het gezin of huishouden een reductie van minimaal 50% op het lidmaatschapsgeld. De uit deze hoofde reductie genietende leden hebben echter geen recht op afzonderlijke toezending van het verenigingsorgaan en ander schrijvens.
Leden die aan het begin van het verenigingsjaar de achttienjarige leeftijd nog niet bereikt hebben, genieten een reductie van maximaal 50% op het lidmaatschapsgeld.
Leden die in de loop van het verenigingsjaar lid worden zijn de volledige contributie over dat jaar verschuldigd, tenzij zij toetreden in de tweede helft van het verenigingsjaar, in welk geval zij een reductie genieten van 50%. Contributiebedragen worden afgerond naar boven tot hele euro’s.

2. Overige financiën
De vereniging is niet gebonden kosten uit enigerlei redenen gemaakt ten behoeve van de vereniging te vergoeden indien niet aan onderstaande voorwaarden is voldaan:
a. Voorafgaand overleg over de te maken kosten met één der leden van het dagelijks bestuur.
b. Declaratie binnen 31 dagen na het maken van de kosten onder overlegging van een nota.


Artikel 4 Ledenvergaderingenterug naar start.

1. Convocaties
Ledenvergaderingen, zowel de jaarlijkse als de buitengewone, worden door de secretaris van de vereniging geconvoceerd op een termijn van tenminste 14 dagen en wel door schriftelijke oproeping en/of aankondiging in het verenigingsorgaan, dan wel een andere wijze van convocatie, waarvan vaststaat dat die de leden tijdig bereikt.
De convocatie vermeldt de in de vergadering te behandelen onderwerpen, alsmede datum, tijd en plaats van de vergadering.
Buitengewone ledenvergaderingen kunnen worden aangevraagd door gewone leden, waarvan het aantal geregeld is in artikel 15, lid 4 van de statuten. Het met redenen omkleed verzoek dient vergezeld te gaan van een gedateerd bijvoegsel, met doorgenummerde pagina’s, dat de namen en de handtekeningen van de aanvragers bevat. Tevens dient dit bijvoegsel duidelijk te laten blijken dat de ondertekenaars op de hoogte zijn van het met redenen omkleed verzoek en dit steunen.
Een voordracht van personen tot lid van verdienste of als erelid dient te geschieden op voordracht van het bestuur of tenminste 15 gewone leden van de vereniging conform de hierboven genoemde termijn.
De voordracht dient de motivatie, de datering alsmede de namen en handtekeningen van de voorstellers te bevatten.

2. Agendavoorstellen
De leden kunnen minimaal 31 dagen voor de datum van een ledenvergadering punten op de agenda doen opnemen door schriftelijke indiening bij de secretaris. Agendapunten die de secretaris niet binnen de bovengenoemde termijn bereiken worden niet op de agenda geplaatst, doch als ingekomen stukken behandeld.

3. Notulen
Van alle vergaderingen worden notulen gehouden, die in de volgende vergadering aan het oordeel der aanwezigen moeten worden onderworpen en na goedkeuring vastgesteld.

4. Jaarlijkse algemene ledenvergadering
Tot de taak van de jaarlijkse algemene ledenvergadering behoort:
a. vaststellen van de notulen van de vorige vergadering;
b. goedkeuring van het jaarverslag van de secretaris; verslag van de financiële commissie;
c. goedkeuring van het jaarverslag van de penningmeester;
d. goedkeuring van het bestuursbeleid;
e. vaststelling van de contributies en entreegelden;
f. vaststelling van de begroting;
g. kiezen van de voorzitter;
h. kiezen van de overige leden van het bestuur;
i. kiezen van de leden van de financiële commissie;
j. kiezen van de leden van de overige commissies.

5. Stemmingen
Tenzij in de statuten en/of het huishoudelijk reglement anders wordt bepaald worden besluiten genomen met gewone meerderheid van uitgebrachte geldige stemmen. Blanco stemmen worden geacht geen invloed op de stemverhouding uit te oefenen. Zij worden wel afzonderlijk geteld.
Slechts over punten vermeld op de aan alle leden toegezonden agenda kan gestemd worden. Stemming over personen geschiedt met gesloten briefjes, tenzij de vergadering een voorstel tot benoeming bij acclamatie aanvaardt.
De persoon/personen die de meeste stemmen op zich verenigd krijgt/krijgen wordt/worden geacht te zijn gekozen. Bij staking van stemmen beslist het lot.


Artikel 5 Bestuurterug naar start.

1. Taak
Het bestuur is belast met de leiding van de verenigingszaken. Het kan zich doen bijstaan door één of meerdere commissies en/of medewerkers, die werkzaam zullen zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuur of één der bestuursleden.
Het bestuur vergadert tenminste 3 maal per jaar en zo dikwijls de voorzitter of 2 bestuursleden dit wenselijk achten.
In het bestuur hebben in ieder geval zitting: voorzitter, secretaris, penningmeester, evenementencoördinator. Het bestuur kan op voorstel van het zittende bestuur worden uitgebreid met een technisch coördinator en (hoofd)redacteur van het verenigingsorgaan.
De drie eerstgenoemde functies vormen het dagelijks bestuur en dienen door verschillende personen bekleed te worden. De leden van het dagelijks bestuur dienen zich een zodanige kennis van de gang van zaken in de niet door hen beklede bestuursfuncties te verschaffen, dat zij deze indien noodzakelijk kunnen waarnemen.

Voorzitter
De voorzitter van de vereniging is verantwoordelijk voor:
a. de leiding van de bestuursvergaderingen en de ledenvergaderingen;
b. de algemene gang van zaken in de vereniging;
c. de vertegenwoordiging van de vereniging naar buiten.

Secretaris
De secretaris van de vereniging is verantwoordelijk voor:
a. het voeren van de correspondentie namens de vereniging;
b. het verschaffen van informatie aan geïnteresseerden in de vereniging;
c. het inschrijven van nieuwe leden;
d. het bijhouden van de ledenadministratie, alsmede de verschaffing aan de penningmeester van de voor hem noodzakelijke gegevens betreffende de leden;
e. het jaarlijks vervaardigen van een ledenlijst vóór het begin van de tweede helft van het verenigingsjaar
f. het vervaardigen van de notulen van de vergaderingen en het opstellen van de agenda hiervoor in overleg met het bestuur;
g. het verzenden van het verenigingsorgaan alsmede gangbare communicatievormen;
h. het vaststellen, in overleg met de evenementencoördinator en de hoofdredacteur van het verenigingsorgaan, van een verzendschema, jaarlijks voor de aanvang van het nieuwe verenigingsjaar;
i. het verslaggeven van de stand van zaken betreffende de leden, maximaal 31 dagen oud, op de bestuursvergaderingen.

Penningmeester
De penningmeester van de vereniging is verantwoordelijk voor:
a. het beheren van de financiën namens de vereniging;
b. het jaarlijks uitvoeren van de automatische incasso van de verschuldigde contributie, indien en voor zover de leden een daartoe strekkende machtiging hebben verleend;
c. Het jaarlijks incasseren van contributie voor zover die niet via de sub b genoemde automatische incasso kan geschieden;
d. het uitnodigen van hen, die uit andere hoofde de vereniging gelden schuldig zijn te voldoen aan hun verplichtingen;
e. het herhaald verzoeken aan wanbetalers om aan hun verplichtingen te voldoen en het voordragen bij het bestuur van hen, die in gebreke blijven, voor schorsing of royement;
f. het bijhouden van een zwartboek van leden en andere personen welke hun financiële verplichtingen jegens de vereniging niet nagekomen zijn;
g. het verschaffen aan de secretaris van de voor hem noodzakelijke gegevens betreffende de leden;
h. het verslaggeven van de financiële stand van zaken, maximaal 31 dagen oud, op de bestuursvergaderingen;
i. het op elk moment ter inzage verschaffen aan de leden van het bestuur en van de financiële commissie van de boekhouding, indien gevraagd;
j. het jaarlijks opstellen van het financiële overzicht van het afgelopen jaar en de begroting voor het komende jaar ten behoeve van de jaarlijkse algemene ledenvergadering;
k. het verschaffen op de jaarlijkse algemene ledenvergadering van een financieel verslag van de activiteiten die de club zelf en/of samen met andere autoclubs heeft georganiseerd en op welks financiële beheer hij toezicht houdt.

Evenementencoördinator
De evenementencoördinator van de vereniging is verantwoordelijk voor:
a. het toezicht houden op en het assistentie verlenen bij de organisatie, uitvoering en verloop van onder zijn verantwoording georganiseerde bijeenkomsten van de vereniging;
b. het jaarlijks voor de aanvang van het nieuwe verenigingsjaar vaststellen van een evenementenschema en een verzendschema voor de convocaties in overleg met de secretaris en de hoofdredacteur van het verenigingsorgaan;
c. het bijhouden van de gegevens die zijn verkregen uit evenementen en die kunnen leiden tot het eventueel uitreiken van een jaarbeker.

Hoofdredacteur verenigingsorgaan
De hoofdredacteur van het verenigingsorgaan is verantwoordelijk voor:
a. de inhoud en samenstelling van het verenigingsorgaan, behoudens de inhoud van advertenties en ingezonden stukken;
b. het minimaal 4 maal per jaar doen verschijnen van het verenigingsorgaan volgens schema;
c. het jaarlijks vóór de aanvang van het nieuwe verenigingsjaar vaststellen van eerder vermeld uitgifteschema en uiterste kopij inleverdatum in overleg met de secretaris en de evenementencoördinator.

Technisch coördinator
De technisch coördinator is verantwoordelijk voor:
a. het geven van technische voorlichting en het adviseren bij problemen op reparatie en restauratiegebied;
b. het bijhouden van een register van de onder hem ressorterende automobielen, waarin vermeld worden het type automobiel, kenteken, chassis- en motornummers en eigenaren;
c. het als voorzitter leiding geven aan de technische werkcommissie;
d. het coördineren van de onderdelenvoorziening;
e. het coördineren van eventuele sleutel clubs.

Verkiezing van het bestuur
Kandidaatstelling voor functies in het bestuur kan plaatsvinden:
a. door leden, in welk geval kandidaatstelling schriftelijk dient te geschieden bij de secretaris van de vereniging, tenminste 3 dagen voor de datum van de ledenvergadering door tenminste 5 gewone leden. De kandidaatstelling dient vergezeld te gaan van een lijst van de voorstellers, vermeldende naam en datum, alsmede hun handtekeningen en van een verklaring van het kandidaat gestelde lid, dat hij met de kandidaatstelling instemt;
b. door het bestuur blijkens het vermelde in de convocatie voor de vergadering.

Het bestuur wordt voor de periode van één jaar gekozen en is herkiesbaar. De voorzitter wordt door de ledenvergadering in functie gekozen, de overige functies worden in naam gekozen, terwijl zij door het bestuur in onderling overleg verdeeld worden. De verkiezing verloopt als volgt:
Na het kiezen van de nieuwe voorzitter wordt deze door de oude geïnstalleerd, die hierna terstond aftreedt. Vervolgens worden de overige leden van het bestuur gekozen, waarna de oude aftreden en de nieuwe door de voorzitter geïnstalleerd worden. Hierna maakt het bestuur een voorlopige functieverdeling bekend, die bij publicatie in het eerstvolgende verenigingsorgaan definitief bekend gemaakt wordt. Indien een tussentijdse bestuursvacature optreedt, dan benoemt het bestuur een plaatsvervanger uit de gewone leden. In de eerstvolgende ledenvergadering wordt definitief in de vacature voorzien.

3. Beëindiging van het bestuurslidmaatschap
Het bestuurslidmaatschap eindigt door:
a. beëindiging van het gewone lidmaatschap der vereniging;
b. het aflopen van de termijn waarvoor men gekozen is;
c. het verzoek van het bestuurslid zelve;
d. het tussentijds aftreden ingevolge een besluit van de ledenvergadering voor welk besluit een meerderheid van tenminste twee/derde van de uitgebrachte geldige stemmen vereist is;
e. schorsing;
f. royement;
g. overlijden.


Artikel 6 Commissies en medewerkersterug naar start.

1. Financiële commissie
De jaarlijkse algemene ledenvergadering benoemt een commissie van tenminste twee leden die belast is met het op de volgende ledenvergadering uitbrengen van een verslag over de rekening en verantwoording van de penningmeester over het afgelopen verenigingsjaar. Zij dient hiertoe uiterlijk 14 dagen voor de datum van de vergadering contact op te nemen met de penningmeester, welke op zijn beurt uiterlijk 14 dagen voor de vergadering het financieel overzicht gereed dient te hebben. De penningmeester is verplicht de rekening en verantwoording met alle daarop betrekking hebbende bescheiden te allen tijde aan de financiële commissie ter inzage te verstrekken. De financiële commissie wordt ontbonden na het beëindigen van zijn taak. Leden van de financiële commissie kunnen op hun verzoek van hun taak ontheven worden door het bestuur, echter niet voordat, in overleg met de resterende leden, het aftredende lid en het bestuur een plaatsvervanger is benoemd.

2. Technische werkcommissie
Het bestuur kan -indien de leden de wenselijkheid daarvan hebben kenbaar gemaakt aan het bestuur- een commissie van drie leden benoemen die alsdan belast is met het geven van technische steun en voorlichting en het assisteren bij problemen op reparatie en restauratiegebied.

3. Overige commissies en medewerkers
De commissies en medewerkers worden aangesteld door het bestuur of door de ledenvergadering. Iedere commissie en medewerker dient een welomschreven taak te krijgen. De commissievergaderingen dienen genotuleerd te worden, terwijl zij door één of meerdere bestuursleden bijgewoond kunnen worden. Hiertoe dient de secretaris minimaal 14 dagen van te voren omtrent datum, tijd en plaats van de vergaderingen te zijn bericht.
De notulen en overige bescheiden onder beheer van de commissie dienen bij ontbinding of aftreden, eventueel tussentijds, aan de secretaris ter hand gesteld te worden. De commissies worden ontbonden en/of medewerkers van hun taak ontheven:
a. door het bestuur na het beëindigen van hun taak;
b. op besluit van het bestuur en/of de ledenvergadering;
c. op verzoek van de commissie zelve door het bestuur;
e. automatisch bij aftreden van het bestuur.


Artikel 7 Verenigingsorgaanterug naar start.

1. Uitgifte
De vereniging geeft minimaal 3 maal per jaar een verenigingsorgaan uit. De hoofdredacteur draagt zorg voor de gang van zaken rond dit orgaan. Leden kunnen kopij verschaffen voor het blad, doch dienen zich te houden aan gepubliceerde kopij inleverdata. De vereniging, het bestuur, noch de hoodredacteur draagt enige verantwoordelijkheid voor de (juiste) inhoud, kwaliteit van door leden ingebrachte kopij.

2. Advertenties
Leden kunnen in het verenigingsorgaan gratis advertenties op laten nemen mits de inhoud ervan niet strijdig is met de doelstellingen van de vereniging en niet uit hoofde is van een beroep of bedrijf van dat lid of anderszins van commerciële aard is. Advertenties die niet voldoen aan het voorafgaande kunnen geplaatst worden tegen woordtarief, jaarlijks voor de aanvang van het komende verenigingsjaar vast te stellen door het bestuur. In twijfelgevallen beslist het bestuur, tegen welke beslissingen geen beroep mogelijk is.
Commerciële advertenties van derden worden toegelaten (in beginsel) op jaarbasis, met een keuze uit 1/1, 1/2 of 1/4 pagina. De bedragen hiervoor worden jaarlijks door het bestuur voor de aanvang van het komende verenigingsjaar vastgesteld. Tevens kunnen eenmalige opmaakkosten, welke maximaal 15% van de jaarlijkse advertentiekosten bedragen, in rekening worden gebracht.
Leden van de vereniging genieten een reductie van 10% op commerciële advertenties, mits zij hun nota binnen 30 dagen voldoen. Indien de kosten van een advertentie niet binnen 14 dagen na een tweede verzoek tot betaling zijn voldaan, dan heeft het bestuur het recht de plaatsing van de advertentie te discontinueren. Verzoeken tot plaatsing van advertenties dienen schriftelijk gericht te worden aan de hoofdredacteur van het verenigingsorgaan.
Het bestuur heeft te allen tijde het recht met opgaaf van redenen advertenties te weigeren.

Artikel 8 Bijeenkomstenterug naar start.
De vereniging organiseert minimaal 2 maal per jaar een bijeenkomst voor de leden onder verantwoording van de evenementencoördinator. De leiding berust bij de voorzitter, bij diens afwezigheid door de evenementencoördoinator of een door de laatste aangewezen persoon. Zij kunnen bestaan uit vergaderingen, praatavonden, puzzelritten, rally’s, concoursen, behendigheidsproeven e.d.


Artikel 9 Privacy verklaring SCN krachtens de AVGterug naar start.
De vereniging Stag Club Nederland, hierna in deze verklaring aangeduid als “SCN” gevestigd Arnhem, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in de artikelen 10 tot en met 16 van dit huishoudelijk reglement.

Artikel 10. Persoonsgegevens die SCN verwerkt:terug naar start.
SCN verwerkt tenminste onderstaande (persoons)gegevens van de leden van de vereniging. Deze gegevens zijn gekoppeld aan het per persoon unieke lidmaatschapsnummer.

  •  Voorletters en achternaam
  • Geslacht
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer(s)*
  • E-mailadres*
  • Bankrekeningnummer
  • Contributiebedrag

Indien een lid ook in het bezit is van c.q. eigenaar is van een Stag kan een lid toestaan om ook de volgende gegevens te registreren:

  • Kentekennummer(s)*
  • Bouwjaar -jaren*
  • Chassisnummer(s)*
  • Carrosseriekleur(en)*

* = Voor zover bekend (door lid beschikbaar gesteld)
Hiervan zijn de Naam, Adres en Woonplaats-gegevens (de zogeheten NAW-gegevens) verplicht voor correcte registratie van het lidmaatschap. De overige gegevens zijn optioneel door SCN gekozen.


Artikel 11. Doel en grondslag van door SCN verwerkte persoonsgegevens:terug naar start.
SCN verwerkt persoonsgegevens van alle leden ter realisatie van realisatie van de club-doelstelling zoals vastgelegd in de statuten o.a. voor het volgende:

  • Het afhandelen van betalingen, zoals van de contributie
  • Verzenden van het periodiek Overstag en de digitale nieuwsbrief StagFlitsen
  • Verzenden van uitnodigingen voor bijeenkomsten, in principe digitaal
  • Correspondentie tussen SCN-bestuur en individuele SCN-leden
  • Het bijhouden van het zogeheten Stag-register, de historische vastlegging van gegevens van Stag-berijders door de jaren heen (voor zover de laatst-bedoelden hiervoor toestemming hebben gegeven en voor zover bij SCN bekend, en eventuele statistische verwerking en bewerking van die gegevens).


Artikel 12. Bewaartermijn van persoonsgegevens:terug naar start.
SCN bewaart persoonsgegevens van leden niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Zodra het lidmaatschap wordt beëindigd en alle daarbij horende acties zijn afgehandeld worden de persoonsgegevens alle verwijderd, met uitzondering van de vastlegging in het Stag-register in het kader van de historische database van Stags ’s in Nederland voor het doel van dat register, tenzij bij de beëindiging expliciet wordt aangegeven dat daarvoor de toestemming wordt ingetrokken.


Artikel 13. Delen van persoonsgegevens met derden:terug naar start.
SCN deelt persoonsgegevens van leden in beginsel niet met derden, tenzij daartoe uitdrukkelijk toestemming voor is gegeven.
Met het lidmaatschap van SCN worden leden geacht die toestemming te hebben gegeven voor:
1. Het ter beschikking stellen van het NAW-bestand van SCN aan de drukker van het SCN-tijdschrift Overstag, die op zijn beurt dat bestand niet aan derden mag geven.
2. Idem aan collega-Triumphclubs, met als enige doel te kunnen corresponderen over een door hen te organiseren evenement, waarvoor SCN-leden (ook) worden uitgenodigd.
3. Informatie te geven aan een ander SCN-lid over de eigenaar-historie van zijn/haar Stag.
4. Het ter beschikking stellen van een (alfabetische) ledenlijst, echter slechts aan leden van SCN, met daarop de navolgende informatie: achternaam, voornaam, woonplaats en kentekennummer, kleur en bouwjaar van hun onderscheiden Triumph Stag, tenzij een lid bij het bestuur expliciet heeft aangegeven deze gegevensverstrekking via de ledenlijst niet te wensen.

Artikel 14. Inzage in gegevens, aanpassen of verwijderen:terug naar start.
Ieder lid heeft het recht om zijn/haar persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te (laten) verwijderen. Daarnaast heeft ieder lid het recht om zijn/haar eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van zjjn/haar persoonsgegevens door SCN. Afhankelijk van de inhoud van dat verzoek, zal alsdan worden bezien in hoeverre handhaving van het lidmaatschap (nog) mogelijk geacht wordt. Een verzoek om inzage dient gezonden te worden aan de secretaris.
Ieder lid heeft de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link.


Artikel 15. Beveiliging van persoonsgegevens.terug naar start.
SCN neemt de bescherming van ledengegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Leden die de indruk hebben dat zijn/haar gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, dienen onverwijld contact op te nemen met de secretaris dan wel met een ander bestuurslid.


Artikel 16. Algemeen:terug naar start.
Het bestuur van SCN is verantwoordelijk voor het beheer van de hiervoor genoemde gegevens. Dit houdt in dat ervoor moet worden gezorgd dat die gegevens goed beschermd zijn en blijven. Omdat de gegevens verstrekt worden aan bijvoorbeeld de drukker van het clubblad Overstag, wordt met die partij een verwerkingsovereenkomst gesloten waarin onder andere duidelijk staat wat er met de leden-gegevens gebeurt nadat de opdracht is afgerond.
SCN is verplicht om inzichtelijk te maken wanneer en aan wie de gegevens verstrekt zijn door het bijhouden van een gegevenslogboek. Voorts is SCN verplicht, indien leden daarom verzoeken, inzichtelijk te maken welke gegevens van leden beheerd worden.
Louter door aanvaarding van het lidmaatschap van SCN stemt een lid ermee in dat zijn/haar Triumph Stag, zijn/haar beeltenis op fotomateriaal, mogelijk vergezeld van zijn/haar naam, kan worden gebruikt in, maar niet beperkt tot, publicaties in het verenigingsorgaan en op de clubwebsite, waarin verslag wordt gedaan over clubevenementen.

Artikel 17. Onvoorziene gevallen.terug naar start.

In gevallen waarin de statuten of het huishoudelijk reglement niet voorzien beslist het bestuur, behoudens het recht van de ledenvergadering tot vernietiging of wijziging van die beslissingen.