Huishoudelijk Reglement Stichting Triumph Rijdend Erfgoed

Huishoudelijk Reglement Stichting Triumph Rijdend Erfgoed

Conceptversie 8 maart 2026

Huishoudelijk Reglement als bedoeld in artikel 5, lid 3 van de statuten van de Stichting Triumph Rijdend Erfgoed

Artikel 1: Toelating en beëindiging

Een instantie als bedoeld in artikel 8, lid 1 van de statuten van de stichting kan zich tot toelating als Aangesloten Triumph-club aanmelden bij het bestuur. Een besluit tot een zodanige toelating kan slechts worden genomen in unanimiteit.

Het zijn van Aangesloten Triumph-club komt ten einde door:

1. Opzegging door de betreffende Aangesloten Triumph-club;
   Opzegging geschiedt altijd tegen het einde van het kalenderjaar.
2. Opzegging door het bestuur, krachtens een daartoe strekkend bestuursbesluit, indien de betreffende Aangeslotene in enig jaar niet vóór 1 april aan zijn lopende bijdrageverplichting(en) voldoet;
3. Opzegging door het bestuur wegens gewichtige redenen, welk besluit dient te worden genomen in een bestuursvergadering met ¾ van het aantal stemgerechtigde bestuursleden.

Voornoemde situaties lopende enig jaar leiden niet tot terugbetaling van een reeds betaalde bijdragen.

In aanvulling op het vermelde in artikel 8 van de statuten van de Stichting worden commerciële partijen door het Bestuur niet toegelaten tot de Aangesloten Triumph-clubs. Het donateurschap staat voor hen open.

Artikel 2: Financieel

1. Bijdragen Aangesloten Triumph-clubs
   De inkomsten van de Stichting uit bijdragen van de Aangesloten Triumph-clubs als bedoeld in artikel 3, lid 1, eerste gedachtestreepje, van de statuten van de stichting bestaan onder meer uit:
   • Een door het bestuur van de Stichting vast te stellen jaarlijkse contributie ter dekking van jaarlijks terugkerende overheadkosten, zoals verzekering(en) en lidmaatschap(pen). Deze kosten worden daartoe gedeeld door het aantal bij de stichting Aangesloten Triumph-clubs
   • Een vergoeding van de eenmalige startkosten van de Stichting, zoals maar niet beperkt tot de notariskosten. De startkosten worden verdeeld onder de Aangesloten Triumph-clubs op basis van het aantal van hun respectievelijke leden per 1 januari 2026.
   • Een vergoeding door de Aangesloten Triumph-clubs ter dekking van de financiële bijdrage door de Stichting aan een onder haar naam georganiseerd evenement, boven daarvoor ontvangen inkomsten uit inschrijf- en entreegelden. Die bijdrage wordt vastgesteld op basis van een door de organisatoren voorgesteld en taakstellend plan en begroting voor elk evenement, die de goedkeuring van het bestuur van de Stichting vergen. De vergoeding van de Stichting voor een dergelijke bijdrage aan een evenement wordt onder de Aangesloten Triumph-clubs verdeeld naar rato van het aantal deelnemers aan het evenement van elk van de Aangesloten Triumph-clubs.
     De vastgestelde bijdrage kan niet door een tegenvallend resultaat worden verhoogd, anders dan met een unaniem goedkeurend besluit van het bestuur van de Stichting.

• Financiële administratie
  • De Stichting gebruikt geen eigen bankrekening en geen eigen administratiepakket. Eén der Aangesloten Triumph-clubs, bij voorkeur de club die de penningmeester heeft voorgedragen, voert de financiële administratie en laat het betalingsverkeer via diens bankrekening lopen.
  • Inschrijfgelden en andere bijdragen en inkomsten worden betaald aan de bankrekening als bedoeld onder a.
  • Door leveranciers wordt gefactureerd aan de Stichting Triumph Rijdend Erfgoed ter attentie van de Club die de administratie voert. Organisatoren dienen facturen van derden van gemaakte kosten eveneens daar in te dienen.
  • Een bestuurslid van de Stichting declareert zijn/haar persoonlijke kosten bij de Club die hem/haar heeft voorgedragen onder de regels die in de betreffende club gelden voor declaraties.
  • De balans en de staat van baten en laten van enig (boek)jaar worden uiterlijk op 1 april van het daaropvolgende jaar gemaakt door de club als bedoeld onder a en ter vaststelling aangeboden aan het bestuur van de Stichting dat ze vervolgens, tezamen met het door het bestuur te maken jaarverslag, uiterlijk 1 juli daaropvolgend ter beschikking stelt aan de Aangesloten Triumph-clubs.   

Artikel 3: Bestuursleden

Bestuursleden worden benoemd door het bestuur uit een voordracht van elk van de Aangesloten Triumph-clubs, waarbij ernaar wordt gestreefd elk van de Aangesloten Triumph-clubs één bestuurszetel te laten vervullen. Bestuursleden dienen lid te zijn van een Aangesloten Triumph-club.

Artikel 4: Defungeren bestuursleden

In aanvulling op artikel 4.6 van de statuten van de Stichting gelden de navolgende defungeringsgronden:

• g.       door zijn ontslag verleend door het bestuur op verzoek van de Aangesloten Triumph-club die het betreffende bestuurslid heeft voorgedragen;
• h. door zijn defungeren als lid bij een Aangesloten Triumph-club;
• i.         met het vertrek uit de Vergadering van Aangesloten Triumph-clubs van de club die het betreffende bestuurslid heeft voorgedragen en wel met ingang van de aankondiging van dat vertrek;
• j.         door opzegging van het vertrouwen in het bestuurslid of in het bestuur door de Vergadering van Aangeslotenen Triumph-clubs.

Artikel 5: Continuïteitscommissaris

Voor de functie van continuïteitscommissaris als vermeld in artikel 4, lid 7 van de statuten van de Stichting zal steeds het in leeftijd oudste bestuurslid van één van de Aangesloten Triumph-clubs worden uitgenodigd, niet zijnde bestuurslid van de Stichting. Bij diens eventuele weigering of onvermogen (al dan niet optredend na diens benoeming) zal vervolgens het dan één na oudste bestuurslid van één der Aangesloten Triumph-clubs worden uitgenodigd etc. etc.

P.M. Mocht notaris artikel 4.7 laatste alinea van de concept-statuten niet wensen op te nemen, dan ook deze aanvulling in dit Huishoudelijk Reglement:
Indien het belet en/of de ontstentenis van het bestuur langer dan twee maanden lijkt te duren, zal de Continuïteitscommissaris ten spoedigste een Vergadering van Aangesloten Triumph-clubs bijeenroepen teneinde in een volwaardig bestuur te voorzien.

Artikel 6: Taken bestuur

1. Het bestuur heeft geen uitvoerende taken.
2. Het bestuur heeft wel een controlerende taak op de door of namens de Stichting (mede) te organiseren evenementen.
   Een organisator van een door of namens de Stichting te organiseren evenement legt tijdig een plan, inclusief begroting, ter goedkeuring voor aan het bestuur.
3. Het bestuur verleent vervolgens mandaat aan de organisator om namens de Stichting te handelen en voor de Stichting bindende afspraken te maken met derden.
4. De organisator legt binnen twee maanden na afloop van het evenement verantwoording af aan het bestuur door middel van een kort verslag met een daarbij behorend financieel overzicht.

Artikel 6: Vergadering van Aangesloten Triumph-clubs

1.  Toegelaten Triumph clubs vormen tezamen de Vergadering van Aangesloten Triumph-clubs met goedkeurende bevoegdheden op bestuursbesluiten als vermeld in dit Reglement.
2. Vergaderingen van Aangesloten Triumph-clubs worden gehouden zo dikwijls als zij door het bestuur of ten minste twee Aangesloten Triumph-clubs, dan wel namens deze(n), door de secretaris, worden bijeenroepen.
3. De bijeenroeping geschiedt schriftelijk door middel van oproepingsbrieven gericht aan de adressen van de Aangesloten Triumph-clubs zoals door hen opgegeven aan het bestuur, en wel onder opgaaf van de te behandelen onderwerpen. De bijeenroeping geschiedt niet later dan op de vijftiende dag vóór die van de vergadering.
4. Vergaderingen van Aangeslotenen worden gehouden ter plaatse te bepalen door degene die de vergadering bijeenroept.
5. Toegang tot de Vergadering van Aangesloten Triumph-clubs hebben alle aangesloten clubs, hun bestuurders en voorts alle bestuursleden van de stichting. Aangesloten Triumph-clubs kunnen zich ter vergadering krachtens schriftelijke, naar het oordeel van de voorzitter van de vergadering voldoende, volmacht doen vertegenwoordigen.
6. De Vergadering van Aangesloten Triumph-clubs wordt geleid door het bestuur.
7. In de Vergadering van Aangesloten Triumph-clubs is elk van die Clubs gerechtigd tot het uitbrengen van een gelijk aantal stemmen.
8. Tenzij dit Huishoudelijk Reglement een grotere meerderheid voorschrijft, worden besluiten van de Vergadering van Aangesloten Triumph-clubs genomen met een volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
9. De Vergadering van Aangesloten Triumph-clubs kan uitsluitend voor de Stichting en hen bindende besluiten nemen in de gevallen waarin dit Huishoudelijk Reglement besluitvormende bevoegdheid toekent.

Artikel 7: Goedkeuring door Vergadering van Aangesloten Triumph-clubs

1. Van de volgende besluiten en (rechts)handelingen van het bestuur is (voorafgaande) unanieme goedkeuring van de Vergadering van Aangesloten Triumph-clubs vereist, in welke vergadering alle Aangesloten Triumph-clubs vertegenwoordigd dienen te zijn:
   • het wijzigen van de statuten van de Stichting
   • het vaststellen of wijzigen van het Huishoudelijk Reglement;
   • het vaststellen of wijzigen van de wijze waarop bijdragen van de Aangesloten Triumph-clubs worden vastgesteld;
   • het toetreden van een anderen organisaties als Aangesloten Triumph-club tot de Stichting;
   • het organiseren door of namens de Stichting van aanvullende periodiek terugkerende evenementen dan reeds zijn genoemd in de slotverklaring van de akte waarbij de Stichting tot stand is gekomen;
2. Van de volgende besluiten en (rechts)handelingen van het bestuur is voorafgaand goedkeuring van ¾ van de Aangesloten Triumph-clubs vereist:
   • voor een eenmalig door of namens de Stichting te organiseren evenement
   • voor het beëindigen van het organiseren van eerder reeds besloten evenementen

Artikel 8: Ontbinding Stichting

1. Conform artikel 11 van de statuten van de Stichting wordt een besluit tot ontbinding alleen genomen door het bestuur.
2. Het liquidatiesaldo van de stichting komt toe aan de Aangesloten Triumph-clubs in de verhouding van het gemiddelde van hun onderscheiden ledental ten tijde van deze statutenwijziging van de stichting en dat ten tijde van de ontbinding.